Dernière mise à jour : 6 novembre 2026
Cette politique explique quelles données personnelles Vostay collecte, pourquoi, combien de temps elles sont conservées, avec qui elles sont partagées et comment exercer vos droits. Elle respecte le Règlement général sur la protection des données (RGPD, règlement (UE) 2016/679) et la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée.
1. Qui sommes-nous ?
Vostay est un logiciel en ligne (SaaS) de gestion de locations de courte durée, édité par Lamine OULD SLIMANE, entrepreneur individuel (EI), exerçant sous le nom commercial « Vostay », dont l'adresse professionnelle est 10 rue de la Paix, 75002 Paris (domiciliation), immatriculé au Registre national des entreprises sous le n° SIREN 890 355 324 (« Vostay », « nous »).
Contact pour toute question sur vos données : contact@vostay.fr
Vostay n'a pas désigné de délégué à la protection des données (DPO), cette désignation n'étant pas obligatoire pour son activité.
2. Deux rôles différents selon les données
a) Vostay est responsable de traitement pour les données de ses visiteurs, prospects, clients et utilisateurs de leurs comptes : Vostay décide pourquoi et comment ces données sont traitées. Cette politique décrit ces traitements.
b) Vostay est sous-traitant (article 28 du RGPD) pour les données que ses clients traitent dans l'outil : données de leurs voyageurs (messages, réservations, appels) et de leurs équipes (gestionnaires, agents de ménage). Pour ces données, le responsable de traitement est le client de Vostay (la conciergerie ou l'hôte). Vostay agit uniquement sur ses instructions, dans le cadre d'un accord de sous-traitance (DPA). Voir la section 10 si vous êtes voyageur ou agent d'un client.
3. Quelles données, pourquoi, sur quelle base légale, combien de temps ?
| Qui | Données | Finalité | Base légale (art. 6 RGPD) | Durée de conservation |
|---|---|---|---|---|
| Visiteurs du site | Données techniques (adresse IP, navigateur, pages vues) | Faire fonctionner et sécuriser le site | Intérêt légitime (sécurité, bon fonctionnement) | Journaux techniques : 12 mois |
| Prospects | Nom, prénom, e-mail, téléphone, société, nombre de logements, échanges | Répondre aux demandes, présenter l'offre, prospection commerciale | Intérêt légitime (professionnels) ; consentement (particuliers, voir section 4) | 3 ans à compter du dernier contact |
| Clients et utilisateurs | Identité, e-mail, téléphone, rôle, identifiants de connexion, préférences (langue, thème) | Créer et gérer le compte, fournir le service, assistance | Exécution du contrat | Durée du contrat, puis 3 ans pour la relation commerciale |
| Clients | Données de facturation (nom ou raison sociale, adresse, TVA, historique de paiement) | Facturer, encaisser, tenir la comptabilité | Obligation légale + exécution du contrat | 10 ans (article L. 123-22 du Code de commerce) |
| Clients et utilisateurs | Journaux de connexion et d'actions dans l'outil | Sécurité, prévention de la fraude, traçabilité | Intérêt légitime | 12 mois |
| Clients et utilisateurs | Échanges avec le support et avec l'Assistant Vostay | Répondre aux demandes, fournir le service | Exécution du contrat | Durée du contrat |
| Clients | Avis et retours sur Vostay | Améliorer le produit | Intérêt légitime | 3 ans |
Mesure d'audience. Nous comptons les visites des pages publiques de notre site (page vue, date et heure, site ou moteur de recherche d'où vient la visite, langue, pays et ville). Le pays et la ville sont déduits de l'adresse IP au moment de la visite ; l'adresse IP n'est jamais enregistrée. Sans votre accord, aucun cookie n'est déposé et aucun identifiant n'est créé : rien ne permet de relier deux pages ni de vous reconnaître (base légale : intérêt légitime, savoir quelles pages sont lues). Si vous acceptez sur le bandeau cookies, un identifiant tiré au hasard relie les pages lues par votre navigateur, pour comprendre le parcours des visiteurs (base légale : votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment par le lien « Gérer les cookies »). Les personnes connectées à l'application, et les navigateurs qui s'y sont déjà connectés, ne sont pas comptés. Ces données sont conservées 25 mois. Nous n'utilisons aucun outil de publicité ni outil de mesure tiers (voir la Politique cookies).
Vous n'êtes jamais obligé de nous fournir des données. Mais sans les données nécessaires au contrat (identité, e-mail, facturation), nous ne pouvons pas ouvrir de compte.
4. Prospection commerciale
- Vous êtes un professionnel : nous pouvons vous écrire au sujet de Vostay si le message est en lien avec votre activité.
- Vous êtes un particulier : nous ne vous envoyons des e-mails de prospection que si vous l'avez accepté. Exception : si vous êtes déjà client, nous pouvons vous écrire au sujet de services analogues, sauf si vous vous y êtes opposé.
Chaque e-mail contient un lien pour vous désinscrire en un clic. Vous pouvez aussi vous opposer à tout moment en écrivant à contact@vostay.fr.
5. Intelligence artificielle
Vostay utilise des modèles d'intelligence artificielle fournis par des prestataires (voir section 6) pour rédiger des réponses aux voyageurs, répondre au téléphone (Vostay Voice), traduire des messages et faire fonctionner l'Assistant Vostay.
- Ces prestataires agissent comme sous-traitants : ils traitent les données uniquement pour fournir le service à Vostay.
- Vostay n'utilise pas les données de ses clients pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle, ni les siens ni ceux de ses fournisseurs.
- Vostay ne revend aucune donnée.
- L'Assistant Vostay ne réalise aucune action dans l'outil sans la validation du client.
- Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard n'est prise de façon entièrement automatisée au sens de l'article 22 du RGPD.
6. Avec qui partageons-nous les données ?
Les données sont accessibles aux seules personnes habilitées de Vostay, et à nos sous-traitants, dans la limite de ce qui leur est nécessaire :
| Sous-traitant | Rôle | Localisation des données | Garanties en cas de transfert hors UE |
|---|---|---|---|
| OVH SAS (OVHcloud) | Hébergement des serveurs et du stockage des fichiers | France | Pas de transfert |
| Scaleway SAS | Sauvegardes chiffrées chaque nuit | Union européenne | Pas de transfert |
| Beds24 GmbH (Berlin, Allemagne) | Channel manager : synchronisation des réservations, des calendriers et des messages avec Airbnb, Booking.com et Vrbo | Union européenne | — |
| OpenAI Ireland Ltd (Dublin, Irlande) | IA : rédaction des réponses, Assistant Vostay, conversation vocale et transcription des appels (Vostay Voice) | Traitement possible aux États-Unis par OpenAI, L.L.C. | Clauses contractuelles types de la Commission européenne, intégrées au contrat de sous-traitance d'OpenAI |
| Google Cloud (Cloud Translation) | Traduction des messages | Potentiellement hors UE | Data Privacy Framework UE–États-Unis et clauses contractuelles types |
| Twilio Ireland Ltd (Dublin, Irlande), filiale de Twilio Inc. | Téléphonie : réception et transfert des appels (Vostay Voice) | Traitement possible aux États-Unis | Data Privacy Framework UE–États-Unis et clauses contractuelles types |
| Stripe Payments Europe Ltd (Irlande) | Paiement des abonnements | Union européenne et États-Unis | Data Privacy Framework UE–États-Unis et clauses contractuelles types |
| Brevo (Sendinblue SAS, Paris) | Envoi des e-mails (comptes, alertes, factures) | Union européenne | Pas de transfert hors UE |
Stripe peut aussi agir comme responsable de traitement indépendant, par exemple pour la lutte contre la fraude et ses obligations réglementaires.
Nous pouvons enfin transmettre des données aux autorités lorsque la loi l'exige.
Les plateformes de réservation (Airbnb, Booking.com, Vrbo) ne sont pas des sous-traitants de Vostay : ce sont des responsables de traitement indépendants, avec qui nos clients ont leur propre relation.
7. Transferts hors de l'Union européenne
Nous hébergeons nos serveurs et nos sauvegardes en France et dans l'Union européenne. Certains prestataires listés ci-dessus peuvent traiter des données hors de l'UE, notamment aux États-Unis. Dans ce cas, le transfert est encadré par :
- une décision d'adéquation de la Commission européenne (Data Privacy Framework UE–États-Unis), lorsque le prestataire est certifié ;
- et/ou des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne.
Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties en écrivant à contact@vostay.fr.
8. Sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées pour protéger les données, notamment :
- chiffrement des échanges (HTTPS) ;
- cloisonnement strict des données entre clients ;
- droits d'accès par rôle ;
- protection contre les tentatives de connexion répétées ;
- authentification à deux facteurs pour les administrateurs de Vostay ;
- sauvegardes chiffrées quotidiennes hors site.
La liste détaillée figure en annexe 2 de notre accord de sous-traitance (DPA).
9. Vos droits
Vous disposez des droits suivants sur vos données :
- accès : obtenir une copie de vos données ;
- rectification : corriger des données inexactes ;
- effacement : demander la suppression de vos données ;
- limitation : geler temporairement l'utilisation de vos données ;
- portabilité : récupérer vos données dans un format réutilisable ;
- opposition, notamment à la prospection : à tout moment, sans avoir à vous justifier ;
- retrait du consentement à tout moment (prospection), sans remettre en cause l'utilisation faite avant le retrait ;
- directives post-mortem : définir ce que deviennent vos données après votre décès.
Pour exercer vos droits, écrivez à contact@vostay.fr. Nous répondons dans un délai d'un mois, qui peut être prolongé de deux mois si la demande est complexe. Nous pouvons vous demander de justifier votre identité en cas de doute raisonnable.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL (www.cnil.fr, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07).
10. Vous êtes voyageur, ou membre de l'équipe d'un client de Vostay ?
Si vous avez réservé un logement géré avec Vostay, ou si vous travaillez pour un client de Vostay (agent de ménage, gestionnaire), le responsable du traitement de vos données est l'hôte ou la conciergerie avec qui vous êtes en relation. Vostay traite vos données pour son compte, en tant que sous-traitant.
Concrètement, cela peut concerner :
- votre nom, vos coordonnées transmises par la plateforme de réservation, vos dates de séjour, vos messages et vos avis. Ces données sont conservées au plus 3 ans après la fin de votre séjour ;
- vos échanges écrits, qui peuvent recevoir des réponses rédigées par un assistant automatique (intelligence artificielle). Vous en êtes informé dès la première réponse de l'assistant. Les sujets sensibles (remboursements, plaintes, urgences) sont toujours transmis à une personne ;
- si vous appelez le numéro de l'hôte géré par Vostay Voice : un assistant automatique vous répond. La conversation est traitée en temps réel par l'intelligence artificielle, puis transcrite et résumée pour l'hôte. L'appel est enregistré (audio) pour que l'hôte puisse le réécouter. Vous en êtes informé au début de l'appel. Vous pouvez demander à parler à une personne : l'assistant transmet votre demande à l'hôte, qui vous rappelle. En cas de danger, de problème bloquant que vous confirmez urgent, ou si vous appelez pour Airbnb, l'appel est transféré à l'hôte : avant de vous mettre en relation, l'assistant lui donne votre prénom, votre séjour et la nature du problème. Les codes d'accès et le wifi qui vous sont donnés au téléphone vous sont aussi envoyés par écrit dans votre messagerie de réservation. L'enregistrement, la transcription intégrale et votre numéro sont conservés 6 mois après l'appel, puis supprimés automatiquement ; le résumé et vos demandes, comme vos messages. Pour vous identifier, l'assistant peut vous envoyer un code ou un lien dans votre messagerie de réservation ;
- si vous êtes agent de ménage : les photos des logements que vous prenez sont conservées 12 mois.
Pour exercer vos droits, adressez-vous en priorité à votre hôte ou à votre employeur. Vous pouvez aussi écrire à contact@vostay.fr : nous transmettrons votre demande à notre client et l'aiderons à y répondre.
11. Modifications
Nous pouvons modifier cette politique, par exemple si nous ajoutons un prestataire. La date de mise à jour figure en haut de la page. En cas de changement important, nous informons nos clients par e-mail ou dans l'application.