Comment utiliser ces modèles
Chaque modèle est court, parce qu’un message court est lu jusqu’au bout. Remplacez ce qui est entre crochets, gardez le ton qui vous ressemble, et envoyez-les au moment indiqué.
Une règle à garder en tête : le voyageur lit sur son téléphone, souvent en marchant avec ses valises. L’information dont il a besoin tout de suite (adresse, code, Wi-Fi) va en premier.
1. Après la réservation : la confirmation
Quand : dans l’heure qui suit la réservation.
Bonjour [prénom],
Merci pour votre réservation à [nom du logement], du [date d’arrivée] au [date de départ]. Nous sommes ravis de vous accueillir.
Vous recevrez toutes les informations d’arrivée la veille de votre séjour. D’ici là, n’hésitez pas à nous écrire ici pour toute question.
À bientôt, [votre prénom]
2. La veille de l’arrivée : les instructions
Quand : la veille, en fin de matinée.
Bonjour [prénom],
Tout est prêt pour votre arrivée demain. Voici l’essentiel :
- Adresse : [adresse complète, étage, porte]
- Arrivée : à partir de [heure]
- Accès : [boîte à clés / code de la porte : …]
- Wi-Fi : [nom du réseau] / [mot de passe]
Toutes les informations sur le logement et le quartier sont dans votre livret d’accueil : [lien].
Bon voyage, [votre prénom]
3. Le jour de l’arrivée : tout va bien ?
Quand : deux à trois heures après l’heure d’arrivée.
Bonjour [prénom],
J’espère que vous êtes bien installés. Si quelque chose manque ou ne fonctionne pas, dites-le-moi ici : je m’en occupe au plus vite.
Bon séjour, [votre prénom]
4. La veille du départ : les consignes
Quand : la veille du départ, en fin d’après-midi.
Bonjour [prénom],
Votre séjour se termine demain. Le départ se fait avant [heure].
Avant de partir, merci de :
- laisser les clés [dans la boîte à clés / sur la table] ;
- fermer les fenêtres et éteindre le chauffage ou la climatisation ;
- déposer les poubelles [à l’endroit indiqué].
Pas besoin de faire le ménage : nous nous en chargeons.
Merci encore, [votre prénom]
5. Après le départ : merci et avis
Quand : le jour du départ ou le lendemain.
Bonjour [prénom],
Merci d’avoir séjourné à [nom du logement]. Nous espérons que tout s’est bien passé.
Si vous avez une minute, votre avis aide beaucoup les prochains voyageurs, et nous aide à nous améliorer. Nous vous laisserons aussi un commentaire de notre côté.
Au plaisir de vous accueillir à nouveau, [votre prénom]
6. Réponse à une demande d’arrivée anticipée
Quand : dès que la demande arrive.
Bonjour [prénom],
Merci de nous prévenir. L’arrivée est prévue à partir de [heure], le temps que le ménage soit fait. Nous vous confirmerons le jour même si le logement est prêt plus tôt.
En attendant, vous pouvez déposer vos bagages [à tel endroit / à la consigne la plus proche : …].
[votre prénom]
7. Réponse à un problème de Wi-Fi
Quand : dès que le voyageur le signale.
Bonjour [prénom],
Désolé pour ce souci. Pouvez-vous essayer ceci :
- Débrancher la box [emplacement], attendre 30 secondes, la rebrancher.
- Attendre deux minutes que les voyants redeviennent [couleur].
- Vous reconnecter au réseau [nom], mot de passe [mot de passe].
Si ça ne marche toujours pas, dites-le-moi : je trouve une solution aujourd’hui.
[votre prénom]
8. Réponse à « Où se garer ? »
Bonjour [prénom],
Le plus simple est le parking [nom], à [X] minutes à pied, ouvert [horaires], environ [prix] la nuit. Dans la rue, le stationnement est [gratuit / payant de … à …].
[votre prénom]
Envoyer ces messages sans y penser
Les messages 1 à 5 reviennent à chaque séjour, avec seulement le prénom, les dates et les codes qui changent. C’est exactement ce que font les messages programmés : vous écrivez le message une fois, avec des champs comme le prénom du voyageur, les dates, le code d’accès ou le lien du livret d’accueil, et il part tout seul au moment choisi, pour chaque réservation.
Les messages 6 à 8 sont des réponses à des questions. C’est le rôle de la messagerie IA de Vostay : elle répond à partir des informations que vous avez écrites pour chaque logement, dans la langue du voyageur, et vous passe la main quand elle n’est pas sûre. Le livret d’accueil digital rassemble le reste (accès, Wi-Fi, quartier) dans un lien par réservation.
Pour aller plus loin sur les obligations des hôtes, lisez notre guide de la taxe de séjour.