Un ménage créé à chaque départ
Pour chaque réservation confirmée, Vostay crée le ménage le jour du départ. Si la réservation est annulée, le ménage qui n’a pas commencé disparaît ; si les dates changent, il suit la nouvelle date de départ. Vous pouvez aussi ajouter un ménage ponctuel à la main.
La page Ménage montre ce qu’il y a à faire aujourd’hui, cette semaine ou sur les dates de votre choix :
- le créneau de chaque ménage, entre le départ du voyageur et la prochaine arrivée ;
- les rotations « le jour même », et la mention Serré quand il reste moins de 2 heures ;
- le statut de chaque ménage : à faire, en cours, à valider, prêt ;
- le planning ménage du mois, dans le calendrier des ménages.
Qui fait quel ménage
Si un seul responsable ménage couvre le logement, chaque ménage lui revient et il répartit le travail dans son équipe. Sans responsable, le ménage va au seul agent du logement. Si plusieurs personnes peuvent le faire, Vostay le laisse non attribué et c’est vous qui choisissez.
Vostay ne vérifie pas les disponibilités de vos agents : il attribue seulement quand le choix est évident, et ne change jamais un ménage que quelqu’un a déjà attribué.
L’application agent de ménage
Vos agents ont leur propre espace, pensé pour le téléphone. Ils n’y voient jamais les messages des voyageurs, les réservations ni vos comptes. Sur l’accueil :
- les ménages du jour, avec l’heure de départ du voyageur et la prochaine arrivée ;
- le code d’accès, vos notes de ménage et l’adresse à ouvrir dans Plans ;
- ce qui leur est dû.
Un ménage se déroule toujours de la même façon :
- Au moins une photo avant, pour montrer l’état du logement à l’arrivée.
- La checklist, cochée au fur et à mesure : une liste par défaut, ou une liste propre au logement.
- Au moins une photo après, jusqu’à 10 de chaque.
- Une note sur l’état dans lequel les voyageurs ont laissé le logement, de « Très sale » à « Impeccable ».
L’agent peut aussi signaler un problème avec une photo (une lampe cassée, une fuite), déclarer une dépense avec la photo du reçu et demander des fournitures. Tout arrive chez vous dans À traiter.
Valider le ménage et prévenir le voyageur
Quand l’agent termine, le ménage passe À valider. Vous regardez la checklist, les photos et la note, puis vous marquez le logement Prêt pour les voyageurs.
Avec un message programmé déclenché « quand un ménage est terminé » ou « quand un ménage est validé », le voyageur est prévenu tout de suite que son logement est prêt. Ce message, c’est votre texte, sans IA. Plus tard, la note de propreté laissée par le voyageur suivant dans son avis s’affiche à côté du ménage.
Payer vos agents de ménage
Chaque ménage terminé ajoute son prix (celui du logement, ou un prix propre à ce ménage) à ce qui est dû à l’agent. Une dépense que vous validez s’y ajoute aussi. Vous payez votre agent comme d’habitude, puis vous enregistrez le paiement : virement, espèces, Revolut, PayPal. Vostay ne déplace pas d’argent ; il tient le compte, pour que vous et l’agent voyiez le même solde.
- Le paiement règle d’abord les ménages les plus anciens, et un paiement partiel est possible.
- L’agent confirme son total ou le conteste, avec un commentaire.
- Un calendrier de paie (chaque semaine, toutes les 2 semaines ou chaque mois) lui indique la prochaine date.
- L’historique s’exporte en CSV, et les coûts de ménage alimentent la comptabilité.
Des rôles pour toute l’équipe
Agent de ménage, responsable ménage, agent de ménage d’équipe, maintenance : chacun voit seulement ses ménages, dans les logements que vous lui avez ouverts. Un responsable ménage répartit lui-même les ménages entre ses agents.
L’application ménage est incluse dans les trois formules. La formule Hôte comprend 1 utilisateur plus vos agents ; Conciergerie et Intégral, des utilisateurs illimités avec des rôles. Voir les tarifs, le channel manager d’où viennent les réservations, et la page logiciel de conciergerie Airbnb.